Kiedy zarządzasz sklepem spożywczym, dostarczanie wysokiej jakości produktów i zaspokajanie potrzeb klientów to jedno, ale równie ważne jest biegłe prowadzenie księgowości. Księgowość w sklepie spożywczym nie tylko spełnia wymogi prawne, ale jest także kluczowym narzędziem, które pomaga zrozumieć prawdziwą kondycję biznesu.
Księgowość często kojarzona jest jedynie z rozliczeniem podatków, co może prowadzić do mylnego przekonania, że praca księgowego ogranicza się jedynie do faktur i raportów dla HMRC. Takie podejście, choć kiedyś akceptowalne, wymaga dzisiaj modyfikacji. W dynamicznie zmieniającym się rynku właściciele sklepów muszą dostosowywać swoje podejście do tematu “po co mi księgowość”.
W niniejszym artykule przyjrzymy się, na co warto zwrócić uwagę, aby prowadzić efektywną i skuteczną księgowość w sklepie spożywczym. Omówimy kluczowe aspekty i wyzwania, które warto uwzględnić, aby biznes mógł kwitnąć i rozwijać się jak najbardziej efektywnie.
Rodzajowa ewidencja kosztów to kluczowy składnik pokazujący jak rozkładają się wydatki w firmie w ujęciu rodzajowym – czyli księgujemy fv – grupując je wg rodzaju wydatku.
Rodzajowa Ewidencja Kosztów – Kluczowe Grupy Kosztowe:
- Wynagrodzenia: Płace dla pracowników, w tym kasjerów, pracowników magazynu, sprzątaczy itp. Należy uwzględnić także składki na ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia pracownicze.
- Czynsz: Koszty związane z codzienną eksploatacją sklepu.
- Energia: Koszty związane z zużyciem energii, w tym gaz i prąd.
- Marketing: Wydatki związane z promocją i reklamą sklepu spożywczego, obejmujące koszty druku ulotek, reklam w mediach społecznościowych i organizację promocji.
- Koszty Księgowe i Prawne: Koszty usług księgowego oraz usługi prawne, jeśli są konieczne.
- Business Rates: Podatki związane z utrzymaniem nieruchomości.
- Koszty Paliwa i Samochodów: Koszty związane z utrzymaniem pojazdów w firmie.
- Telefony & Internet: Koszty telefonów oraz internetu.
- Inne: Różnorodne koszty związane z funkcjonowaniem sklepu.
Nie wszystkie grupy kosztów wymienione powyżej muszą być uwzględnione w każdym sklepie, a także nie każdy rodzaj kosztu będzie występować w identyczny sposób. Tutaj leży siła ujęcia kosztów według rodzaju, dając przedsiębiorcy swobodę dostosowywania ich struktury kosztów do indywidualnych preferencji i specyfiki działalności. Poniżej przedstawiamy przykładowe dane porównawcze z stycznia 2022 i stycznia 2023 (zawsze zaleca się porównywanie danych z analogicznych okresów):
Przykładowe Dane porównawcze z Stycznia 2022 i Stycznia 2023:
| Rodzaj kosztu | Styczeń 2023 | Styczeń 2022 |
| Pracownicy | £31,012 | £25,740 |
| Czynsz | £21,775 | £19,875 |
| Energia | £11,345 | £5,894 |
| Marketing | £4,672 | £6,345 |
| Odpady komunalne | £1,244 | £998 |
| Księgowość | £1,500 | £1,350 |
| Business Rates | £661 | £661 |
| Koszty paliwa i samochodów | £1,045 | £1,023 |
| Telefony | £519 | £501 |
| Naprawy i remonty | £643 | £987 |
| Inne | £2,120 | £1,245 |
| Suma Kosztów: | £76,536 | £64,619 |
Różnica: wzrost ksoztów +16%
Co dalej? Analiza marży i kosztów w kontekście efektywnego prowadzenia sklepu spożywczego:
Następny krok to odpowiedź na kluczowe pytanie: czy sklep generuje marżę na poziomie wystarczającym do pokrycia wszystkich kosztów? W tym miejscu z pomocą przychodzi nasz program do zarządzania sklepem, takie jak PcMarket, ePOSNOW czy inne. Generujemy szczegółowy raport, skupiając się na kluczowych parametrach:
- Sprzedaż i Marża:
Sprzedaż z stycznia 2023 wyniosła £213,467 netto, widoczna w systemie księgowym.
Marża, wygenerowana według danych z systemu sprzedażowego, wyniosła 44%, co daje £93,925.
- Analiza danych: £93,925 (marża) minus £76,536 (koszty) daje nadwyżkę wynoszącą £17,389 (zysk przed podatkiem). Ta nadwyżka pozwala pokryć zwiększone koszty pracownicze i energetyczne.
Dlaczego takie działania są konieczne? Ze względu na znaczną zmienność warunków rynkowych, analiza marży i kosztów staje się kluczowym narzędziem zarządzania. Sklepy spożywcze charakteryzują się szybkim przepływem gotówki, gdzie wpływy ze sprzedaży pojawiają się na koncie w ciągu 24 godzin, podczas gdy płatności za towar są zazwyczaj opóźnione o 14-21 dni.
W przypadku zaniedbania analizy marży i kosztów, może wystąpić błędne przekonanie, że wszystko jest w porządku, ponieważ środki znajdują się na koncie bankowym, choć w rzeczywistości sklep może już generować straty.
Dlaczego warto prowadzić analizę marży i kosztów?
- Dopasowanie do zmieniających się warunków: Sklepy muszą być gotowe na dynamiczne zmiany warunków rynkowych.
- Elastyczność: Skuteczna reakcja na zmiany w marżach i kosztach.
- Zarządzanie stabilnością finansową: Dbałość o równowagę między zyskami a kosztami.
Współpracujemy z firmami, które od lat wdrażają systemy sprzedażowe na rynku brytyjskim. Jeśli potrzebujesz pomocy w analizie marży i kosztów, skontaktuj się z nami.
Podsumowanie:
Analiza marży i skuteczna kontrola kosztów to nieodłączne elementy skutecznego prowadzenia sklepu spożywczego. W konkurencyjnej branży sklepów spożywczych, elastyczność i gotowość do adaptacji na zmiany są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu przy jednoczesnym dbaniu o stabilność finansową.
Jeśli potrzebujesz pomocy w tym obszarze, zapraszamy do zapisania się na bezpłatną konsultację poniżej:
Zapisz się tutaj
Dowiedz się więcej z Naszego bezpłatnego poradnika:
POBIERZ EBOOK TERAZ
